Warren Buffet, que es uno de los mas reconocidos hombres de negocios del siglo XX, estaba un día dando una charla para 165 estudiantes de la universidad de Columbia.
Uno de los estudiantes levantó la mano y le preguntó a Warren Buffet cuál sería la mejor forma de preparase para una carrera como inversor.
Después de pensar por un momento, Buffet coge una pila de documentos que había traído con el y dijo:
“Lee 500 páginas como estas cada semana. Es así como funciona el conocimiento. Se acumulan, como los intereses. Es todo lo que tienes que hacer, te lo garantizo, pero casi ninguno de vosotros lo hará”.
Buffet estimaba que 80% de día laboral los “gastaba” leyendo y pensando.
Al igual que adquirir conocimiento, realizar presentaciones atractivas para una audiencia se consigue a base de preparación.
No existen atajos a la hora de alcanzar a realizar una comunicación efectiva que mantenga la audiencia atenta.
Siempre que realizo una comunicación, ya sea a pequeños grupos o en congresos, me pregunto “¿Lo he hecho bien?”, “¿He cumplido con las expectativas de la audiencia?”.
La verdad es que en los últimos 6 años vengo teniendo la oportunidad de realizar presentaciones en varios ámbitos, y es cierto que dependiendo del tema del que se habla, uno se puede sentir más o menos cómodo, e incluso la audiencia también ayuda mucho para que una comunicación fluya.
No es lo mismo realizar una conferencia en Iran que en Chile, por ejemplo.
Pero estos detalles los tenemos que tener siempre en cuenta antes de lanzarnos al estrado.
Antes de seguir, me gustaría aclarar que yo no soy un comunicador nato, no he recibido formación para saber comunicar, simplemente he ido aprendiendo a base de realizar presentaciones a menudo y no me considero un referente, pero si me gustaría apuntar algunos trucos o sugestiones que pueden ser de utilidad para todos aquellos que tengan que realizar en breve una presentación y estén aterrados o bien confundidos y sin ideas.
#1 Nadie nace con un don para comunicar.
En 1965, un hombre Húngaro llamado Lazlo Polgar, escribió una serie de cartas algo extrañas a una mujer llamada Clara. Él era un fiel creyente del “trabajar duro” y se oponía completamente a la idea de del talento innato. “Un genio no nace, un genio es educado y entrenado”.
Lazlo decidió que el ajedrez era un buen campo para poner a prueba su hipótesis de que los genios no nacen, sino que se crean, y elaboró un plan para que sus hijos se convirtieran en prodigios del ajedrez.
Sus hijos fueron educados en casa, la casa estaba llena de libros y fotografías de ajedrecistas famosos. Sus hijos jugaban una y otra vez entre ellos y en todos los torneos existentes.
Resultado: Sus hija Susan con solo 6 años ya ganaba al ajedrez a adultos. Sofia, su otra hija, a los 14 años fue campeona del mundo de ajedrez, y su hija más pequeña, Judith, con solo 5 años ya le ganaba a su propio padre.
Por eso el mantra de “yo no nací para comunicar”, “se me da fatal hablar en público” solo son excusas. Todo el mundo puede adquirir unos conocimientos aceptables que le permitan realizar una presentación mínimamente atractiva.
#2. Habituarse a hablar en público
Por supuesto que hay libros obligatorios para todos aquellos que tengan que hacer presentaciones en público.
Una de las autoras obligatorias es Nancy Duarte. Sus libros son la biblia de como presentar en público.
Alguna vez he escuchado alguna persona preguntar a un orador o conferenciante, cuánto tiempo se tarda en llegar a ser un comunicador efectivo.
La mala noticia es que no depende del tiempo, y la buena noticia es que la creación del hábito de comunicar depende de la frecuencia.
Jerry Uelsmann, un profesor de la universidad de Florida, en su primer día de clase de fotografía dividió a los alumnos en 2 grupos. Los de la izquierda serían evaluados por la cantidad de trabajo que realizaran, enviando el mayor número de fotos posibles para posterior evaluación.
Los alumnos de la derecha serían evaluados de forma cualitativa, es decir, tendrían que enviar únicamente aquellas fotos que fueran realmente buenas. Una vez enviadas las fotos de los dos grupos los resultados fueron sorprendentes: Contra todo pronóstico las mejores fotos fueron enviadas por el grupo de cantidad.
Estos se pasaban el día probando varios aspectos de la luz, composición, y aprendiendo de sus errores.
Sin embargo el grupo valorado por la calidad se pasaban el día especulando sobre cómo alcanzar la perfección y al final resultaron presentar fotos mediocres.
Lo que viene a decir esta historia es que la clave para alcanzar una comunicación efectiva es la repetición y no el tiempo.
Por eso es primordial ensayar una y otra vez las comunicaciones antes del gran día. Alcanzar los que algunos investigadores llaman “la línea del hábito” antes de la presentación oficial.
#3. Estructura
Toda presentación debe de tener una estructura, de otra forma crearíamos confusión a nuestro público y al final el mensaje quedaría difuminado.
No existe una estructura standard que sea superior a todas las demás, simplemente existen varias formas de estructurar una presentación que ayudarán a crear un hilo conductor que la audiencia pueda seguir.
1. Introducción
Aquí tenemos que captar la atención. Es importante que desde un inicio la audiencia tenga ganas de qué le contemos más sobre el tema que le vamos a hablar.
Una buena forma es iniciar la presentación con una noticia impactante relacionada con el tema o bien algunos datos que sean de otro sector que puedan tener alguna relación con nuestro nicho.
En esta parte debemos dejar claro sobre el enfoque de nuestra presentación: sobre qué vamos a hablar. Debemos ser claros y no dispersanos.
2. Desarrollo del tema
Presentamos las ideas claves. No debemos ser ambiciosos e intentar impresionar a nuestra audiencia con muchas ideas. Debemos seleccionar bien las ideas principales y las ideas secundarias.
Todas la ideas tienen que tener una coherencia, de no ser así el mensaje perdería validez y fuerza.
La mejor forma de explicar un tema y que las ideas sean entendidas de una forma entretenida es dar ejemplos o contar alguna anécdota.
3. Conclusión
En esta parte ya solo tenemos que resumir las ideas y hacer una conclusión, lo más escueta posible.
Un cierre con impacto o sorpresa es la guinda en el pastel, así que no descuidemos esta parte y pongamos nuestra creatividad en marcha para un cierre memorable.
#5.Storytelling
Las personas estamos programadas para responder a las historias. Es un instinto antropológico dese que los primeros humanos se sentaban alrededor del fuego para escuchar las historias e experiencias de los demás. Esas historias les ayudaban a conocer situaciones que podrían ayudarles a sobrevivir.
Definitivamente existe un libro obligatorio que nos ayudará a desarrollar la capacidad de contar buenas historias que mantengan nuestra audiencia atenta:
El Storytelling tiene un la capacidad de activar varias partes de nuestro cerebro.
Si hay una historia detrás de nuestra presentación, seguramente nuestra audiencia recordará más fácilmente en un futuro nuestra mensaje.
Si queremos introducir el Storytelling en nuestra presentación existen dos formas de realizarlo sin causar fricción:
1. Buscar un personaje: Contar la historia acerca de alguien que conocemos, o alguien famoso que tenga una historia que poca gente conozca o bien una historia nuestra real que esté relacionada con el tema. Por ejemplo, si vamos a hablar de fonética y apiñamiento una buena historia sería contar la historia de Freddie Mercury que tenia los incisivos muy vestibularizados pero se negaba a ser tratado con miedo a que afectara sus habilidades vocales.
2. Cambio de dinámica: Una historia necesita un cambio de guión para hacerla más atractiva. ¿Qué ha pasado para que la historia no terminará como se preveía? Por ejemplo, cuando explico el Platform Switching (concepto en implantología), me gusta contar la historia detrás de este accidental descubrimiento y hacer una analogía con la Viagra. Asi me lo han explicado y lo recordaré siempre.
Hacer uso de una buena historia ligada a nuestra presentación hará que el mensaje tenga más fuerza y sea más memorable.
#7 La regla del 10/20/30
Guy Kawasaki, un guru de la comunicación y brand evangelist de Apple entre otras marcas, aconseja aplicar la regla del 10/20/30 en las presentaciones: Máximo 10 diapositivas, duración de 20 minutos y el tamaño de la letra no inferior a 30.
Si bien es cierto que en muchas presentaciones en algún symposium o congreso tienen la duración de más de veinte minutos, debemos ajustar al máximo el número de diapositivas, y que cada una tenga un mensaje detrás.
Todos hemos asistido a presentaciones armadas de un carrusel de diapositivas, efectos y animaciones que únicamente consiguen distraer a la audiencia.
Animaciones y efectos sí, pero con mesura.
Por otro lado la regla del tamaño de la tipografía a mínimo 30 es una regla basada en la edad de nuestra audiencia. Idealmente nuestra letra no debería ser menor que la mitad de la edad de la persona con más años de la audiencia: si creemos que la persona de mayor de edad en la sala debe de rondar los 70 años, pues no bajemos el tamaño de la letra de 35.
#8. Uso del humor
No hay que ser un Stand-up comedian para conseguir crear una carcajadas entre la audiencia.
Las mejores salidas de humor vienen de experiencia personales y son las más fáciles de contar ya que uno mismo lo ha vivido. Es un gran recurso para mantener la audiencia atenta, pero no se debe abusar: 2-3 salidas de buen humor cada 20 minutos es aceptable.
Por supuesto, evitar chistes sexistas, racistas y sobre religión y últimamente política. Tenemos que también conocer bien la audiencia que tenemos delante si queremos hacer humor, ya que un chiste sobre el abuso del postureo en las redes sociales delante de una audiencia de que tiene de media 60 años, podría tener un impacto casi nulo.
#9. Citas bibliográficas.
Al inicio, cuando empecé a hablar en público, mis diapositivas iban estampadas con citaciones de artículos científicos. En todas las diapositivas- hasta 3 o 4 citas bibliográficas. Hasta que un día un amigo me dijo “si expones en la diapositiva todas las referencias que han servido de base para tu argumento, te pueden acorralar en las preguntas y respuestas”.
Al principio me pareció extraño el comentario, pero él siguió: “mejor no pongas ninguna, solamente nombras un par de ellas, y en caso de que alguien te quiera pillar en la ronda de preguntas vas a tener armamento secreto para usar en la contestación”.
Desde entonces solo pongo en alguna diapositiva 1 autor y el año. Nada más, y me guardo 2 o tres referencias bibliográficas en la cabeza sea caso tenemos un rebelde entre el público.
#9 ¿Cómo cerrar una charla?
Para cerrar debemos ser lo mañas escuetos posibles e incluir alguno de estos puntos:
– Resumir las ideas
– Hacer
– Llamar al
– Utilizar
– Relatar un cuento o fábula breve.
– Reflexión breve extraida de la charla.
– Hacer
– Y por supuesto dar las gracias a público.
#10. Extra tip: Cosas a evitar
Hasta ahora hemos visto algunos consejos y trucos, pero a veces lo mejor para empezar es evitar ciertos vicios durante las presentaciones. Aquí van unas cuantas:
– Evitar las caras gancho: siempre tendremos en nuestra audiencia alguien que asiente a todo lo que decimos e inevitablemente tendremos la tentación de buscar en todo momento la mirada complice de esa persona. Evitemos la trampa de la mirada complice y busquemos tres puntos de referencia en la audiencia hacia dónde dirigir nuestra mirada.
– Evitar refugios visuales (mirar al suelo, mirar a las diapositivas de espaldas al público).
– Hablar bajo. La voz tiene que ser potente, y venir del diafragma. Esto es algo que aprendi en clases de canto, a respirar lanzar mi voz desde el diafragma.
Aunque cada vez que canto, alguna parte del mundo sufre una catástrofe natural, al menos ahora no noto tensión en el pecho y en la garganta cuando llevo un rato hablando en público.
Conclusión
Aunque parezca mentira, cualquier persona puede conseguir hablar de forma efectiva en público a base preparación y claridad en las ideas que quiera comunicar.
Solo hay que lanzarse y perder el miedo y asumir que “pasarlo mal” hablando en público solo es un mecanismo de defensa que difícilmente podemos evitar pero que nos mantiene en alerta en las situaciones que nuestro cerebro interpreta como una amenaza.
Así que a disfrutar y a aprovechar las oportunidades que nos brinden de comunicar nuestras ideas.
Como ejemplo de un virtuoso de la comunicación, me quedo com Victor Küppers, sin duda de los mejores comunicadores en la actualidad.
Si necesitas una guía más exhaustiva, estos libros me han ayudado mucho para aprender reglas básicas en comunicación (por orden de favorito):
1. The Storytellers Secret
2. Talk like TED
3. Presentaciones Persuasivas
