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10 Errores Frecuentes en la Gestión en Odontología y Cómo Evitarlos

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La excelencia abarca mucho más de que lo que hacemos dentro de la cavidad bucal. La práctica clínica no es inmune a la organización y a todo lo que acontece lejos del sillón dental.

El fracaso profesional responde en muchas ocasiones a una falta de planificación empresarial, a la ausencia de planes de carrera, a errores de método en la toma de decisiones, a no haber estudiado pertinentemente el mercado y su entorno, a no haber definido un público objetivo, a carecer de sistemas y protocolos de gestión, a no haber comprendido las necesidades completas de los pacientes, al empleo de estrategias inadecuadas, así como a muchos otros factores que se alejan de aspectos de índole puramente clínica.

La gestión debe estar en el ADN del dentista.

La excelencia en la odontología no se puede permitir dejar a un lado la gestión clínica. La inmensa mayoría ya conocemos los inconvenientes de la mediocridad y los beneficios de la excelencia. Es tiempo de introducir la gestión en nuestro día a día, tengamos o no clínica dental propia. El cambio se origina en uno mismo y ese es, sin duda, el primer reto. 

A continuación, encontrarás 10 falsas creencias que te invito a reformular y que confío ayuden a evitar algunos de los errores más frecuentes en la gestión clínica. Y si te es de ayuda, no dudes en animarte a leer mucho más en el libro “Odontología Slow”

1) Soy un clínico excelente y eso me llevará al éxito

Hoy para tener éxito no basta con ser un buen dentista. Ser un buen dentista y ser capaz de ofrecer una odontología de calidad es un requisito imprescindible. Hace falta algo más y es ahí donde se debería prestar mucha más atención. 

Es vital combinar la excelencia en la praxis clínica con un correcto enfoque de gestión. 

Esta estrategia será, sin duda, el principio de la resolución de la inmensa mayoría de retos a los que se enfrenta cada dentista y todo el colectivo profesional. Son diversos los estudios que evidencian el efecto positivo de las habilidades en gestión directiva sobre diferentes aspectos de la actividad profesional.

(Roig P, Kalenderian E, Pinilla J, 2015).

En esta figura vemos los resultados de un estudio en el que se comparaba el impacto del liderazgo y la gestión en el rendimiento y funcionamiento de la clínica dental durante la última crisis económica mundial.

Aquellos profesionales preparados en gestión clínica, en comparación con aquellos sin formación, vieron como durante la recesión económica sus ingresos se afectaron un 52% menos, sus primeras visitas disminuyeron un 55% menos y la recurrencia en la visita de sus pacientes también se afectó un 64% menos.

Liderar y gestionar beneficia a la clínica y al compromiso de los pacientes con sus visitas de cuidado y revisión bucodental.

2) La gestión es cosa de mi gestor y recepcionista

Un dentista implicado en la gestión desarrolla un mayor control sobre su actividad, una mayor calidad sobre el servicio que presta, evita el despilfarro y consigue optimizar al máximo sus recursos disponibles.

Tú eres el primer eslabón en la profesionalización de la gestión y éxito de tu clínica.

Quizá seas uno de esos colegas con la intención de no salir del gabinete y sin motivación por emprender y dirigir, pero para ofrecer tu mejor versión tendrás que adquirir unas competencias básicas que te permitan coordinar la labor de cualquier profesional en tu equipo y tomar las decisiones correctas.

A nadie le gusta responsabilizarse de algo para lo que no ha sido formado y capacitado. La gestión puede ser también apasionante para un dentista.

3) ¿Qué programa informático de gestión clínica debo usar?

Esta posiblemente sea una de las primeras preguntas que uno se formula cuando piensa en profesionalizar su gestión.

Son muchos los colegas que creen que seleccionar un software es el primer paso para el control de su gestión clínica.

Contar con un buen programa informático es absolutamente necesario para la gestión, pero solo será provechoso cuando se aplique en una clínica que ya dispone de un método de gestión y que tiene una organización interna a la que el programa servirá y no al revés.

El programa informático es un elemento imprescindible, pero más es tener un sistema de gestión con un modus operandi y protocolos bien definidos. 

4) Marketing para vender y conseguir más primeras visitas

El marketing ha sufrido cierto rechazo histórico por muchos profesionales de la sanidad.

Sin embargo, el marketing ético no es más que una ciencia que debe ayudarnos a establecer relaciones gana-gana con los pacientes.

Lo contrario no es marketing, es otra cosa.

El marketing podrá traernos a un paciente, pero solo un servicio excelente hará que este quiera volver a visitarnos.

Y este debería ser el objetivo en una profesión basada en relaciones de confianza de larga duración. El marketing debería centrarse más en el cuidado de nuestra cartera de pacientes, en fidelizar y en convertir a nuestros pacientes en portavoces orgullosos. 

En un estudio recientemente publicado, en el cual analizamos la aplicación de estrategias de marketing de fidelización pudimos comprobar como el boca-oreja entre pacientes aumentó un 24%, el número de primeras visitas creció un 38% y el volumen de pacientes activos lo hizo en un 87%. (Shadrav A, Kalenderian E, Roig P, 2019).

5) La misión de una empresa es ganar dinero

La verdadera misión de cualquier empresa es cubrir necesidades de manera satisfactoria. El resultado de cumplir las expectativas del paciente de manera eficiente nos permitirá obtener los beneficios necesarios para crecer y continuar invirtiendo en mejoras.

Ganar dinero no es el objetivo, es la consecuencia.

Si bien, los beneficios económicos son importantes, pues aseguran la viabilidad de la clínica dental en el largo plazo.

No en vano, no generar beneficios puede poner en peligro la salud de nuestra clínica y de rebote la de nuestros pacientes.

Una clínica dental que no sea rentable hará que el profesional se vea obligado a cerrar o a reducir su nivel de competencia y calidad de servicio.

6) Tomar decisiones con mi “sexto sentido”

El éxito en cualquier tratamiento bucodental reside en el conocimiento científico y en aplicar protocolos y mediciones precisas. 

Sin embargo, cuando hablamos de gestión, todavía hay una gran dependencia de la intuición o el sentido común, que, si bien son útiles, no son ni mucho menos suficientes.

La toma de decisiones en gestión implica tener datos e indicadores que nos permitan saber de manera racional qué es lo mejor. 

No es cierto que a los dentistas no nos gusten los números. Trabajamos con ellos cada día, midiendo limas de endodoncia, planificando cirugías, calculando espacios interdentales etc. Conviene también gestionar las “matemáticas” de nuestra clínica para dirigir con criterio profesional nuestro destino.

7) Cuantos más pacientes y más citas mejor

Confundir la actividad con la productividad es uno de los errores más comunes.

La multitarea, ver más pacientes de los posibles, el caos o el exceso de improvisación pueden hacernos sentir muy activos y otorgarnos una falsa sensación de productividad y de buen aprovechamiento de nuestro tiempo y energía. 

La calma, el control, la focalización, el orden y la buena planificación son algunos de los principales principios de la Odontología Slow, donde no es importante hacer más sino hacer más y mejor.

No te pierdas este vídeo para saber más del método Slow.

Los dentistas debemos encontrar un equilibrio entre nuestra dedicación clínica y la gestión. El trabajo del dentista va más allá de ejecutar, hace falta pensar, planificar y dirigir. Te recomiendo usar más tu “sillón de pensar”.

8) Yo y mi tecnología

Hoy, incluso en plena era tecnológica, la diferenciación se encuentra más que nunca en el talento y compromiso de las personas que nos rodean.

Su motivación y progreso son fundamentales para mejorar.

No hay dentista ni tecnología que por si sola pueda marcar la diferencia.

Es importante no olvidar cuánto necesitamos al equipo humano para ser únicos y establecer un verdadero trabajo en equipo que enriquezca nuestra labor, permita el crecimiento profesional conjunto y beneficie al paciente.

No hay mejor éxito que aquel que se comparte de principio a fin. Un equipo de alto rendimiento y ganador no se consigue por casualidad y requiere de estrategias de liderazgo servicial, trabajo en equipo y motivación

Algunos estudios han evidenciado los importantes beneficios de una buena cooperación y un buen ambiente de trabajo entre dentistas y equipos para mejorar el bienestar y rendimiento profesional (Rodríguez-Sanchez AM et al, 2013).

9) La competencia es mi principal amenaza

Nada amenaza más que la mediocridad propia o la incapacidad de progresar y adaptarse a las circunstancias.

La competencia, siempre que sea leal, nos ayuda a ser mejores y a crecer.

El éxito de los demás no tiene porque ser nuestro fracaso, ni nuestro éxito el fracaso de los demás.

La Odontología es una profesión de muchos en la que la mayor cantidad de éxitos individuales repercutirá en el progreso y en la reputación de todo el colectivo.

Es por ello que todo profesional debe trabajar por conseguir sus objetivos, recordando siempre que forma parte de una comunidad profesional en la que su aportación de honestidad potenciará el prestigio de la Odontología, que a su vez nos agradecerá esa aportación en forma de más y mejores pacientes.

10) Correr sin parar

Correr sin parar no asegura llegar antes, en ocasiones no asegura ni siquiera llegar. No son pocos los que tenemos o hemos tenido la sensación de ir derrapando todo el día de tarea en tarea.

Encontrar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal es una de las áreas de mayor complejidad directiva, pero sin duda la más importante.

Nuestro bienestar es una condición imprescindible para asegurar una prestación profesional al más alto nivel y prolongada en el tiempo.

Es importante dedicar tiempo al cuidado personal, a hacer ejercicio físico, a reunirse con amigos, a no hacer nada, a encontrar descanso en las cosas que más nos gustan, a leer, a dormir y a realizar todas esas actividades que nos permitan presentarnos en nuestra mejor versión.

Hace falta un enfoque mucho más slow, dentro y fuera del trabajo.

Conclusión

Hoy más que nunca se necesitan dentistas líderes, comprometidos por mejorar la profesión, crear equipos de trabajo, compartir éxito y contagiar pasión por la odontología de calidad. 

No es necesario resaltar las terribles consecuencias que implica no estar a la altura de las circunstancias y no satisfacer las necesidades de nuestros pacientes. La mejor estrategia para dar lo mejor de nosotros y satisfacer aún más a los pacientes es combinar una excelente capacitación clínica con una excelente gestión.

Keep slow and boost your practice through excellence in dentistry.


Libro de Recomendado Sobre Gestión en Odontología: Odontología Slow. Gestión hacia la excelencia.

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